Umowy zlecenie 2017 i minimalna stawka godzinowa w 2017 r. to jedne z najpopularniejszych zagadnień tego roku. Tym bardziej, że Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) od lutego 2017 r. rozpoczęła zintensyfikowane kontrole podmiotów zatrudniających osoby w oparciu o umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług. Z tego powodu przygotowaliśmy praktyczne odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania wśród naszych czytelników. Zapoznanie się z nimi pozwoli uniknąć błędów, których popełnienie może okazać się bardzo kosztowne.
Pytanie: Co zrobić, gdy zleceniobiorca mimo umownych ustaleń nie przedstawia ewidencji przepracowanych godzin? Czy w takiej sytuacji zleceniodawca może wstrzymać się z wypłatą wynagrodzenia za zlecenie do czasu uzyskania informacji niezbędnych do wyliczenia zapłaty należnej zatrudnionej osoby?
Odpowiedź: Jeżeli zleceniobiorca nie wywiązuje się ze zobowiązań wynikających z zapisów umowy zlecenia, wówczas wstrzymanie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający należy uznać za uzasadnione. Tym bardziej w sytuacji, w której wykonawca zlecenia jest opłacany stawką godzinową i brak ewidencji, o której mowa w zapytaniu, w praktyce uniemożliwia naliczenie wynagrodzenia. Jeżeli jednak w umowie wskazana jest stała, miesięczna, zryczałtowana kwota wynagrodzenia, wówczas najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie wypłacenie kwoty wynikającej z umownych zapisów – mimo braku ewidencji. Oczywiście jednocześnie trzeba podjąć działania, których celem będzie jak najszybsze wymuszenie na zatrudnionym dostarczenie ewidencji.
Tak czy inaczej – trzeba dołożyć starań, aby opisana sytuacja zdarzała się jak najrzadziej.
Zaznaczmy, że posiadanie przez pracodawcę wiarygodnej informacji o ilości godzin poświęconych realizacji zlecenia w danym miesiącu jest niezbędna dla ustalenia tego, czy osoba zatrudniona w oparciu o umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług otrzymuje w przeliczeniu stawkę godzinową nie niższą od poziomu minimalnego (czyli nie mniej niż 13 zł brutto na godzinę).
Od początku 2017 r. strony umów objętych nowymi regulacjami o stawce minimalnej, określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.
W przypadku gdy tego nie uczyniono, zatrudniony przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli zaś umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza zatrudnionemu w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby wypracowanych godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.
Pytanie: Jak wymóc na zleceniobiorcy terminowe składanie ewidencji o liczbie przepracowanych godzin, gdy strony umówiły się właśnie na taką formę rozliczania zlecenia?
Odpowiedź: Zgodnie z art. 3531 ustawy z 23 kwietnia 1964 r.- Kodeks cywilny strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
W umowie zlecenia mogą znaleźć się postanowienia obligujące zleceniobiorcę do przedkładania w z góry ustalonym terminie dokumentacji niezbędnej do właściwego rozliczenia wynagrodzenia za dany miesiąc. Zapisy umowne mogą przykładowo przewidywać dodatkowo postanowienia o karze umownej (finansowej) za nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z umowy. Oczywiście kara ta nie powinna być wygórowana lecz adekwatna do przewinienia. Nazbyt „dotkliwe” karanie zatrudnionego może stać się przedmiotem zainteresowania np. PIP i skutkować chociażby grzywną.
Pytanie: Co należy rozumieć pod pojęciem wynagrodzenia prowizyjnego należnego w ramach umowy zlecenia w świetle ustawy o minimalnym wynagrodzeniu?
Odpowiedź: Jak wynika z art. 8d ust. 3 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r.) przez wynagrodzenie prowizyjne, należy rozumieć wynagrodzenie uzależnione od wyników:
1) uzyskanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi w ramach wykonania zlecenia lub świadczenia usług lub
2) działalności przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, na rzecz których jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi
– takich jak liczba zawartych umów, wartość zawartych umów, sprzedaż, obrót, pozyskane zlecenia, wykonane usługi lub uzyskane należności.
Miejmy na uwadze, że w praktyce nierzadko dość problematyczne bywa prawidłowe rozróżnienie wynagrodzenia prowizyjnego i wynagrodzenia akordowego. O tym aspekcie pisaliśmy w artykule: Umowy zlecenie 2017 – wynagrodzenie prowizyjne a akordowe
Pytanie: Jak powinna wyglądać ewidencja godzin pracy do umowy zlecenia w 2017 r.?
Odpowiedź: Nowe regulacje o minimalnym wynagrodzeniu za pracę nie wymagają, aby do umów nimi objętych koniecznie co miesiąc sporządzać odrębne ewidencje ilości przepracowanych godzin. Bezsprzecznie jednak, dzięki takiej ewidencji w łatwy i czytelny sposób będzie można podzielić kwotę miesięcznego wynagrodzenia przez wynikającą z ewidencji liczbę godzin pracy i otrzymać w ten sposób faktyczną stawkę godzinową.
Strony umów zlecenia i umów o świadczenie usług mają prawo równie dobrze ustalić, że informacja o ilości godzin pracy będzie wskazywana np. na odrębnym oświadczeniu, w rachunku do umowy czy na fakturze.
Zaznaczmy, że przy zleceniach i świadczeniu usług należy unikać sporządzania nazbyt szczegółowych ewidencji, rejestrów czy zestawień. Zdecydowanie odradza się wskazywanie (niejako w formie grafików) dni pracujących i wolnych od pracy, nieobecności czy konkretnych przedziałów czasowych, w których zatrudniona osoba świadczyła pracę w danym dniu. Może to wszakże narazić podmiot zatrudniający na zarzuty, że zawiera umowy cywilnoprawne w warunkach pracy charakterystycznych dla umów o pracę.
Wzór ewidencji liczby godzin 2017
Pytanie: Co grozi pracodawcom za nieprzechowywanie lub zagubienie informacji o przepracowanych godzinach przez zleceniobiorcę?
Odpowiedź: Dokumentację związaną z określeniem sposobu potwierdzania oraz samym potwierdzaniem liczby godzin wykonania umowy należy przechowywać przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie za daną umowę stało się wymagalne. Co ciekawe, ustawodawca nie przewidział sankcji za niesporządzanie czy nieprzechowywanie dokumentacji potwierdzającej liczbę godzin realizowania zlecenia lub świadczenia usług. Miejmy jednak na uwadze, że to na podmiocie zatrudniającym ciąży obowiązek udowadniania w razie potrzeby, że wypłaca wynagrodzenie, które w przeliczeniu na godzinę nie jest niższe od ustawowego minimum. Dopóki PIP nie poweźmie wątpliwości co do zapewniania zleceniobiorcy lub świadczącemu usługi minimalnej stawki godzinowej, zakład pracy nie powinien ponieść negatywnych konsekwencji braku informacji o ilości godzin wypracowanych na podstawie danej umowy.
Pytanie: Czy zgodne z prawem będzie wpisywanie w umowie zlecenia w 2017 r. postanowień o tym, że zatrudniona osoba będzie miała potrącane z wynagrodzenia opłaty za sprzęt i narzędzia udostępniane jej przez zleceniodawcę w czasie świadczenia pracy?
Odpowiedź: Takie praktyki są dopuszczalne, przy czym trzeba tu być bardzo ostrożnym. Kontrole PIP, które od lutego 2017 r. są coraz bardziej intensywne szczególnie uważnie przyglądają się tego typu zapisom.
Pracodawcy nie mogą liczyć na pobłażliwość organów kontrolujących, jeśli w konkretnych okolicznościach okaże się, że zobowiązanie zatrudnionych osób do ponoszenia kosztów używania sprzętu i narzędzi zleceniodawcy ma na celu obejście nowych przepisów.
O próbach unikania przez firmy płacenia minimalnej stawki godzinowej w ramach umów zlecenia i umów o świadczenie usług pisaliśmy w poniższych tekstach:
Zleceniobiorcy muszą płacić za sprzęt do pracy – unikanie nowych przepisów
Próby unikania płacenia stawki minimalnej na zleceniu nie zawsze skuteczne
Pytanie: Czy kontrakt menedżerski podlega pod nowe przepisy o minimalnym wynagrodzeniu? Czy trzeba sporządzać informację o liczbie przepracowanych godzin przez menadżera, jeśli wynagrodzenie przysługujące mu z kontraktu jest na tyle wysokie, że podzielenie go przez wszystkie godziny trwania danego miesiąca dadzą kwotę wyższą niż 13 zł?
Odpowiedź: Znowelizowane regulacje obowiązujące od początku 2017 r. odnoszą się również do osób zatrudnionych na kontraktach menedżerskich. W ich przypadku pracodawca powinien więc także dysponować informacją o godzinach pracy, nawet jeśli wynagrodzenie jest wysokie. Oczywiście można założyć, że jeśli globalne wynagrodzenie menedżera jest na tyle wysokie, że nawet biorąc pod uwagę maksymalną ilość godzin w danym miesiącu, gwarantuje mu minimalną stawkę godzinową, to zakład pracy nie powinien mieć większych kłopotów w razie braku np. ewidencji przepracowanych godzin. Trzeba się jednak liczyć, że taki stan rzeczy może spotkać się z zarzutami ze strony PIP.
Masz więcej pytań i niejasności? Jeśli tak, to zapraszamy do lektury wyjątkowej książki: Umowy zlecenia w 2017 r. Zmiany w rozliczeniach
